E-maily stejně umírají, naučte lidi posílat jich méně

  • Nechcete e-maily? Posílejte jich méně sami.
  • Svého adresáta zaúkolujte už v úvodu.
  • Napište lidem rovnou, ať se vám po návratu z dovolené sami připomenou.

LUCIE SE PTÁ

Návrat z dovolené se může změnit ve scénu jako vystřiženou z temného filmu Ingmara Bergmana, varují psychologové. Existují zajímavé statistiky. Třeba o tom, že žádosti o rozvod a rozchody se kumulují v březnu a v září − tedy v období po návratech z dovolené. Prostě to praskne.

Soukromí ale ponechme stranou. Emoční náraz po návratu z dovolené člověk zažívá pochopitelně také v práci. Jedním z důvodů je první zapnutí počítače, který se hroutí pod tíhou nepřečtených e-mailů.

Šéfka českého a slovenského Microsoftu nám v jednom rozhovoru popisovala, že e-maily čte průběžně i na dovolené. Aby pak návrat do kanceláře nebyl tvrdým přistáním. Ne každý je toho ale příznivcem. Jak jinak zkrotit svou e-mailovou schránku, aby vás nemučila po dovolené a nikdy více?

RADKA ODPOVÍDÁ

Kolik e-mailů vám o dovolené přijde, neovlivníte. Ale už před dovolenou můžete nastavit očekávání a priority odesílatelů. Lidé v automatických odpovědích běžně používají frázi: „Po návratu se budu Vaší zprávě věnovat.“ To může mít trvání. Lepší je rovnou předat část zodpovědnosti odesílateli, ať se vám s tím nejdůležitějším sám připomene. V praxi to znamená použít větu: „Pokud Váš e-mail vyžaduje moji reakci, prosím, přepošlete v den mého návratu.“

Dlouhodobou prací s e-maily ovlivníte počet přijímaných e-mailů denně, nejen během dovolené. Osvojte si v týmu neformální pravidla komunikace, v jakých typech situací napsat e-mail, kdy se třeba potkat osobně. E-mail stejně umírá. Využijte nové formy komunikace, jako třeba Messenger či Viber. Rozhodněte se také, kdy vás mají kolegové dávat do kopie a kdy ne. Čím méně e-mailů pošlete, tím méně jich dostanete.

Nastavte vlastním e-mailům větší kvalitu. Znáte tahle pravidla?

  1. Jděte k věci. Pomůže vám přitom akronym KISS aneb Keep It Short and Simple
  2. Vyjasněte předmět e-mailu. Ať je jedinečný, smysluplný a snadno dohledatelný
  3. Formátujte. Čtení je vizuální záležitost, proto neváhejte využít tučné zvýraznění, kurzívu, podtržení, ap.
  4. Odhalte to v první větě. Hned na začátek jasně řekněte, co má odesílatel udělat. “Potvrďte, Přepošlete, Propojte, Zvažte … “
  5. Zjednodušte požadavek nebo otázku tak, aby se dala jednoduše odpovědět Ano vs. Ne

Redaktorka Lucie Hrdličková se zaměřuje na problematiku života v korporacích. 

Ilustrace: Jan Hunter Doležálek

Tento sloupek byl psán pro Hospodářské noviny.

Datum konani 12.10.2016

Radka Dohnalová

Nové články
do e-mailu

Poznejte filozofii ATAIRU

Jak formujeme leadery?

Další články z blogu

Děkujeme Vám
Udělali jste významný krok k tomu stát se autentickým leaderem. V nejbližší době se Vám ozveme.

Šiřte naši filozofii dále