3 kroky, jak vyřešit nedostatek kapacity
Do tohoto problému naráží každá změnová iniciativa - nedostatek kapacity na její realizaci.
Jak a kde mezi běžnou agendou najít prostor a energii ještě na nové změnové projekty, které jsou pro rozvoj firmy klíčové?
Nejprve se podívejme na jednu z příčin, proč i navzdory tomu, že se lidé v českých firmách “vaří ve vlastní šťávě”, tak se firmy moc rychle nehýbou kupředu. Nejčastější důvod? Velké množství priorit a projektů. Firmy tzv. “honí příliš mnoho zajíců“. Potvrzuje to i průzkum mezi českými firmami, jehož výsledky vidíte v grafu níže.
Zdroj: ATAIRU LEADERSHIP TV
Lepším time managementem bohužel zajíce honit nepřestanete.
Pomůže vám s tím, když se zaměříte na to, že opravdu děláte správné věci - tedy věci ze strategického hlediska nejvíce relevantní.
Dělat správné věci znamená:
- Definovat pár strategických priorit
- Nedělat, co není priorita
- Soustředit se na přínos, ne na proces
Dále najdete 3 kroky, které vám pomohou začít dělat správné věci a tím získat kapacitu. Podělíme se s vámi i o příklady z Plzeňského Prazdroje, které s námi nasdílel generální ředitel, Dragos Constantinescu.
Dělejte správné věci
1. Definujte pár strategických priorit
Snižte počet strategických priorit - doporučujeme maximálně 4. Nechte pouze ty, které opravdu pomáhají naplnit firemní ambici. Následně se na prioritách slaďte vertikálně a také horizontálně mezi týmy.
Využít k tomu můžete Strategický One-Pager, který si stáhnete kliknutím na obrázek níže.
Pamatujte si: Když je problém dobře vysvětlený, řešení je jasné. Proto mějte dostatečnou interakci na samotném začátku, když se diskutují priority, vysvětluje se kontext atd., abyste se sladili na tom, jak vypadá budoucnost, ke které směřujete.
2. Nedělejte, co není priorita
V Plzeňském Prazdroji se podařilo snížit počet projektů ze 180 na 60. Jak to dokázali?
„Buď totiž děláte pár věcí extrémně dobře, nebo hodně věcí jen tak dobře, jak vám čas dovolí,“ říkal ve třetí epizodě ATAIRU LEADERSHIP TV Dragos Constantinescu, generální ředitel Plzeňského Prazdroje a pokračoval, „zjistili jsme, že máme 180 běžících projektů nad rámec každodenní práce. Což bylo extrémně mnoho. Proto jsme použili naše strategické priority jako filtr a dívali se na projekty podle toho, jak moc přispívají k jejich naplnění.“
Celý tento proces lze shrnout do dvou fází:
- Podívejte se, na čem reálně trávíte vy a vaši lidé čas.
- Použijte vaše strategické priority jako filtr a projekty, které nepomáhají strategické priority naplnit, škrtněte.
3. Soustřeďte se na přínos, ne na proces
Jak začít? Pokládejte si otázky: „Proč danou činnost děláme a co nám má přinést?“ To vám pomůže soustředit se na hodnocení výstupů, a ne vstupů.
Příklad z Prazdroje: Cílem projektu není, že bude dokončen do konce června. Cílem projektu je, že do konce června snížíme celkovou výtratu piva o X procent.
Už tedy víte, jak začít dělat správné věci. Víte, jak si stanovit strategické priority.
Abyste byli maximálně efektivní, potřebujete ještě vědět, proč se lidem nedaří přestat dělat věci, které mezi priority nepatří. Zeptali jsme se jich a tady jsou odpovědi:
Zdroj: ATAIRU LEADERSHIP TV
Věříme, že vám tento návod pomůže dělat ty opravdu správné věci a díky tomu najít kapacitu pro důležité změnové projekty.
